Übersetzungskosten optimieren 1: Übersetz­ungs­­kosten verstehen

Einleitung

Übersetzungskosten reduzieren ist ein oft angefragtes Thema bei der Beratung unserer Kunden. Viele Unternehmen fragen sich, wie sie Geld sparen und Übersetzungskosten reduzieren können, z.B. bei der Übersetzung ihrer Softwareprodukte, Dokumentation, Marketing-Materialien, Websites etc. Gleichzeitig sind jedoch oft bei Übersetzungen die Anforderungen hinsichtlich Qualität und Lieferzeiten hoch. Eine Optimierung der Kosten im Bereich Übersetzung und Lokalisierung erfolgt also immer im Spannungsfeld von Zeit, Kosten und Qualität.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Optimierung der Übersetzungskosten. In dieser Blog-Reihe stellen wir Ihnen ausgewählte Lösungsansätze vor. 

Woraus setzen sich die Übersetzungskosten zusammen?

Die Voraussetzung zur Optimierung von Übersetzungs­kosten ist das Verständnis, woher die Kosten stammen und wie sie sich zusammensetzen. Dabei hilft die Betrachtung der gesamten Prozesskette beim Übersetzen. Diese kann je nach Art des Übersetzungs­projekts und den Anforderungen unterschiedlich komplex sein. So ist z.B. die "einfache" Übersetzung eines Geschäftsbriefs im DOCX-Format von Deutsch nach Englisch weniger aufwändig als die Übersetzung eines Softwareprodukts samt Dokumentation von Deutsch in mehrere Zielsprachen. 

„Einfache” Übersetzungsprojekte

„Können Sie diesen zweiseitigen Brief mal eben ins Englische übersetzen lassen?”, sagte der Geschäftsführer zu seinem Assistenten.

Bei der anscheinend „einfachen” Übersetzung dieses Geschäftsbriefs fallen zusätzlich zur reinen Übersetzung weitere Aufwände und Kosten an. Bereits die Einholung und Prüfung von (Vergleichs-) Angeboten für die Übersetzung bedeutet einen Zeitaufwand von mindestens 15 bis 30 Minuten. Die Beauftragung samt Auslösung einer Einkaufsbestellung sind je nach Unternehmen oft weitere 15 bis 30 Minuten. Nach der Lieferung der Übersetzung fallen auf Unternehmensseite für die Prüfung, Freigabe, Buchung und Bezahlung der Rechnung weitere Aufwände und Kosten an. Dies sind ebenfalls mindestens weitere 15 bis 30 Minuten. Bei durchschnittlichen Personalkosten von 40,00 EUR pro Stunde würden Einkauf und Rechnungswesen mindestens 30,00 EUR ausmachen. Im Verhältnis zum Auftragswert von 50,00 EUR für die Übersetzung also ein nicht unbeträchtlicher Kostenanteil von 38,5%.

Komplexere Übersetzungsprojekte

Bei komplexeren Projekten wie beim Beispiel der Übersetzung eines Softwareprodukts samt Doku­menta­tion von Deutsch in mehrere Zielsprachen gibt es ebenfalls Aufwände und Kosten für Einkauf und Bestellung sowie das Rechnungswesen. Zusätzlich fallen jedoch weitere interne Aufwände für Vor- und Nachbereitung im Unternehmen an, z.B. für Dokument­aufbereitung und -austausch, Einrichtung und Test von Arbeitsabläufen, Internationa­lisierungs­tests, Klärung von Rückfragen, Layout­arbeiten, Funktionstests etc. Auch die Aufwände bei externen Dienstleistern sind in diesem Fall höher, da weitere Dienstleistungen wie Localization Engineering, Korrektorat, Lektorat und ggf. Fremd­sprachen­satz erforderlich sind. Damit einher geht ein höherer Aufwand für das Projektmanagement. Zwei Beispiele für Zusatz­aufwände und -kosten, die von Kunden oft unterschätzt werden, sind die Klärung von Rückfragen des Dienstleisters und das Lektorat durch die Niederlassungen im Ausland (In-Country-Review).

Die Klärung von Rückfragen z.B. hinsichtlich Terminologie erfordert oft die Einbeziehung mehrerer Mitarbeiter im Unternehmen. Sind Zuständigkeiten und Ansprechpartner nicht definiert, kann dies schnell mehrere Stunden dauern. Bei Lektorat durch die Auslandsniederlassungen entstehen Aufwände für die Aufbereitung der Dokumente für das Lektorat, Dokumentaufbereitung und - konvertierung, die Koordination, die Beantwortung von Rückfragen :-) und die Überprüfung und Einarbeitung der Änderungsvorschläge.

Beispiel Kostenposten bei komplexen Übersetzungsprojekten

Fazit

Übersetzungskosten in Unternehmen bestehen aus mehr als den Rechnungen der Übersetzungs­dienst­leister. Zusätzliche Kosten entstehen für den Einkauf, die Koordination der Übersetzungen, Datenaufbe­reit­ung und -austausch, Qualitätssicherung und das Rechnungswesen. Diese Kosten werden oft unterschätzt und machen einen nicht unerheblichen Anteil an den Gesamt­übersetzungs­kosten aus. Problem ist, dass viele Aufwände für die Übersetzung in Unternehmen nicht auf eine zentrale Kostenstelle "Übersetzung" verbucht werden. Gerade bei dezentraler Organisation von Übersetzungen sind Übersetzungskosten über mehrere Kostenstellen verteilt. Interne Aufwände werden bei der Betrachtung der Übersetzungskosten oft gar nicht berücksichtigt. Die Analyse der gesamten Prozesskette von der Planung von Texten bis zu ihrer finalen Freigabe ist Voraussetzung für die Feststellung der tatsächlichen Kosten und Aufdeckung möglicher Einsparpotenziale.

Im nächsten Teil unserer Blog-Reihe verraten wir Ihnen, wie Sie Texte so schreiben, dass sie möglichst einfach und kostenoptimal übersetzt werden können.