Über­setzungs­­kosten optimieren 2: Über­setzungs­­ge­rechtes Schreiben

1. Verständliche Texte schreiben

Verständliche Texte sind einfacher zu übersetzen. Egal, ob vom Menschen oder der Maschine. In der Praxis müssen Übersetzer Texte häufig mehrfach lesen, um deren Bedeutung zu verstehen und sie übersetzen zu können. Sie müssen beim Auftraggeber Rückfragen stellen, um die Bedeutung von uneinheitlich verwendeten Fachwörtern, Synonymen, unklaren Anweisungen etc. zu verstehen. Nur so können Sie eine gute Übersetzung anfertigen. Die Bearbeitung von Rückfragen kostet Unternehmen Zeit und Geld. Die Nichtbeantwortung von Rückfragen birgt das Risiko, dass Übersetzungen inhaltlich falsch sein oder nicht dem Sprachgebrauch des Unternehmens entsprechen können. In beiden Fällen werden nachträglich aufwändige Korrekturschleifen notwendig, die den Übersetzungsprozess verlängern und die Kosten erhöhen.

Einer der Gründe für die schlechte Übersetzbarkeit ist, dass Texte häufig von mehreren Personen geschrieben werden. Diese sind oft "Gelegenheitsredakteure" oder "Redakteure wider Willen", da sie eigentlich andere Funktionen im Unternehmen haben. Es fehlt ihnen meist das Wissen, worauf es beim übersetzungsgerechten Schreiben ankommt. Es kommt auch vor, dass die Verfasser von Texten voraussetzen, dass jeder Leser oder Übersetzer mit den Themen, Produkten und der Sprache des Unternehmens vertraut ist. Das Ergebnis sind ellenlange und  komplizierte Sätze mit überflüssigen Füllwörtern, unbekannten Abkürzungen, Synonymen, unklaren Bezügen, mehreren Handlungsaufforderungen pro Satz etc.

Die Anzahl der Rückfragen von Übersetzern und das Feedback von Länderniederlassungen sind ein Hinweis darauf, wie verständlich ihre Ausgangstexte sind. Doch Achtung: Das Ausbleiben von Feedback kann auch daher kommen, dass kein Feedbackprozess existiert ;-)

Einsparpotenzial: mittel bis hoch

Methode: Schreibregeln, Style Guides für Quelltexte, Sensibilisierung und Schulung der Redakteure, Lektorat

Aufwand: mittel bis hoch

2. Einheitliche Terminologie verwenden

Die Verwendung der vom Unternehmen bevorzugten Terminologie oder des Corporate Wordings ist ein häufiger Grund für Reklamationen bei Übersetzungen. Oft wird dabei vom Auftraggeber eine fehlende Fachkenntnis des Übersetzers als Grund angenommen. Die daraus resultierenden Feedback-Schleifen und Korrekturen bedeuten zusätzliche Aufwände und Zeitverzögerungen bei der Übersetzung.

Schaut man sich jedoch die Ausgangstexte an, stellt man oft fest, dass auch die verschiedenen Personen, die in einem Unternehmen Texte verfassen (Redakteure, Produktmanager, Entwickler, Marketing-Mitarbeiter etc.), unterschiedliche Terminologie für ein und dasselbe Konzept verwenden.

Sicherheitsrelais vs. Sicherheits-Relais vs. Sicherheitsschaltgerät

Die Mitarbeiter eines Unternehmens mögen darunter alle das gleiche verstehen; der Übersetzer jedoch fragt sich, ob hier wirklich unterschiedliche Konzepte gemeint sind, für die in der jeweiligen Sprache unterschiedliche Übersetzungen zu wählen sind. Es muss allen Beteiligten klar sein: Eine gutes Terminologiemanagement in der Übersetzung ersetzt keineswegs eine einheitliche Terminologie im Quelltext. Es hilft nur dabei, die Defizite im Quelltext mit viel Aufwand zu vertuschen. Auf Rückfragen nach der Bedeutung oder Bedeutungsunterschieden beim Auftraggeber bekommt der Übersetzer oft widersprüchliche oder unklare Antworten. Meist kann der Ansprechpartner des Übersetzers terminologische Fragen nicht beantworten und muss diese zunächst an die zuständigen Mitarbeiter weiterleiten bis eine Antwort geliefert werden kann.

Die uneinheitliche Verwendung von Benennungen kommt nicht nur bei verschiedenen Personen oder Unternehmensbereichen vor. Manchmal werden selbst innerhalb des gleichen Texts verschiedene Benennungen für ein und dasselbe Konzept oder denselben Gegenstand verwendet. Weitere Aspekte im Zusammenhang mit Terminologie sind die Verständlichkeit (Dekodierbarkeit) von Benennungen, unterschiedliche Schreibweisen und eine Optimierung mit Hinblick auf die Kosten: Denn die Übersetzung von “Touchscreen” kostet genau die Hälfte von “Touch-Screen”.

Einsparpotenzial: mittel bis hoch

Methode: systematische Terminologiearbeit, Terminologieprüfung, Lektorat

Aufwand: mittel bis hoch 

3. Textlängen prüfen und Texte kürzen

Hier geht es auch gleich weiter: Übersetzungen werden nach Textvolumen bezahlt. Das Textvolumen wird meist in Anzahl Wörter, Zeilen oder Seiten gemessen. Die Anzahl wird dann mit dem jeweiligen Wort-, Zeilen- oder Seitenpreis und der Anzahl Zielsprachen multipliziert. Der Preis kann je nach Zielsprache variieren. Also gilt: Je länger die Ausgangstexte sind, desto teurer die Übersetzung. Kurze, verständliche Sätze und Texte sind nicht nur einfacher zu übersetzen, sie kosten auch weniger. Hier ein Beispiel aus dem Bereich der technischen Dokumentation:

“Lösen Sie die Schraube.” vs. “Schraube lösen”. 4 vs. 2 Wörter.

Bei der Übersetzung also ein Einsparpotenzial von 50%. Oder bei einem durchschnittlichen Wortpreis von 0,12 EUR und 30 Sprachen eine Ersparnis von 7,20 EUR für einen Satz. Bei einer Übersetzung mit Korrektorat und Lektorat kämen jeweils noch 30% je Arbeitsschritt hinzu. Bei Projekten oder Produkten mit hohem Dokumentationsbedarf summieren sich hier ohne Optimierung die Kosten zu wahren Massengräbern für Ihr Geld.

Überprüfen Sie die Quelltexte auf Länge! An vielen Stellen können Texte umformuliert und gekürzt werden. Anstelle langer Sätze können z.B. Aufzählungen verwendet werden. Füllwörter wie "aber, jedoch, hingegen, doch" können oft gestrichen werden.

Überdenken Sie auch die Notwendigkeit der Übersetzung von bestimmten Passagen in Ihrem Übersetzungsprojekt: Ihr Dienstleister wird sich freuen und gekonnt zur Tat schreiten. Aber war es wirklich notwendig, die Stellenausschreibung für den Ausbildungsplatz zum Bürokaufmann in 11 Sprachen zu übersetzen -  nur weil man gerade dabei war, die Firmenwebseite zu relaunchen?

Und noch etwas: Planen Sie Textmengen! Wie lang sollen ein Blog-Post, News-Artikel auf der Website oder eine Pressemitteilung sein, wenn Ihr Unternehmen in 30 Sprachen kommuniziert und jeden Monat jeweils einen Text veröffentlichen möchte?

Einsparpotenzial: hoch

Methode: Internationalisierungsprüfung, Style Guides für Quelltexte, Schulung der Redakteure, Lektorat

Aufwand: mittel bis hoch

4. Nicht übersetzbare Texte kennzeichnen

Viele Dokumente beinhalten nicht zu übersetzende Inhalte. Diese unterscheiden sich je nach Art des Dokuments.

Produkt- & Eigennamen

Häufig sollen Produkt- und Eigennamen nicht übersetzt werden. Nicht immer sind diese jedoch für den Übersetzer erkennbar bzw. weiß der Übersetzer nicht, ob er sie übersetzen oder adaptieren soll. Um diese Texte für den Übersetzer als nicht übersetzbar zu kennzeichnen und nicht als übersetzbaren Text zu zählen (und zu bezahlen), können Produkt- und Eigennamen mit einer speziellen Formatierung oder Auszeichnung versehen werden. Die so gekennzeichneten Texte können dann von Übersetzungstools automatisch geschützt werden, so dass sie für den Übersetzer nicht bearbeitbar sind.

Platzhalter, Variablen und Codes

Platzhalter, Variablen  und Codes (HTML, XML, JavaScript etc.) sind typisch für Softwaretexte.

%1, $2, ERROR_TYPE , <script> etc.

Diese Ausdrücke dürfen in der Übersetzung nicht verändert werden. Standardmäßig sind diese jedoch in Übersetzungstools bearbeitbar. Falls Platzhalter oder Variablen während der Übersetzung verändert werden, kann dies zu Fehlfunktionen in der Software führen.  Je nach Größe der Software und Umfang der Texte sind diese Fehler im Nachhinein nur mühsam auffindbar. Liefern Sie dem Übersetzer jedoch eine Liste der Platzhalter, Variablen und Codes oder beschreiben die zugrunde liegenden Textmuster, kann er sein Übersetzungstool so einrichten, dass die Ausdrücke geschützt und für die Preiskalkulation nicht berücksichtigt werden. Außerdem können Übersetzungstools diese Ausdrücke dann auch automatisch prüfen, so dass gewährleistet werden kann, dass sie in der Übersetzung korrekt übernommen werden. 

Fremdsprachige Texte

Sind Ihre Dokumente mehrsprachig angelegt, achten Sie darauf, dass die verschiedensprachigen Inhalte unterschiedlich ausgezeichnet sind. Ist dies nicht der Fall, können Übersetzer und Übersetzungstools diese nicht automatisch erkennen. Bei der Bestimmung der Textmenge und Erstellung des Angebots werden die Texte dann entweder mitgezählt oder müssen vorher mühsam manuell ausgeschlossen werden. Dies führt zu Mehraufwand und Kosten für die Dateivorbereitung.

Einsparpotenzial: mittel bis hoch

Methode: Schulung der Redakteure, Grafiker & Entwickler, Style Guide für Übersetzer

Aufwand: gering bis mittel 

Jetzt haben Sie einige Ideen zum Thema „Übersetzungsgerechtes Schreiben“ erhalten. Aber es gilt, noch weitere Punkte im Zuge der Optimierung von Übersetzungskosten zu beachten. Im nächsten Teil unserer Blog-Reihe erläutern wir Ihnen, wie Sie durch Internationalisierung Ihres Layouts Übersetzungskosten einsparen können.