Übersetzungskosten optimieren 3: Layout internationalisieren

Einleitung

Nach der Übersetzung muss oft das Layout der übersetzten Dokumente  angepasst werden. Dabei werden z.B. die Größe und Position von Textrahmen und Grafiken verändert, Bilder und Farben ausgetauscht, Schriftarten und -größen, Nummerierungs- und Aufzählungszeichen, Silbentrennung etc. angepasst. Je nach Art und Sprache des Dokuments fällt für diesen Arbeitsschritt mehr oder weniger Arbeit an. Die damit verbundenen Kosten für Fremdsprachensatz werden pro Seite oder pro Stunde berechnet. Diese können je nach Abrechnungsart leicht bis zu 50% der eigentlichen Übersetzungskosten ausmachen. Kosten für Fremdsprachensatz sind daher ein weiterer Posten bei den Übersetzungskosten, bei dem oft ein großes Optimierungspotenzial besteht. Dieses steckt vor allem in der Internationalisierung des Layouts. Im folgenden haben wir einige Beispiele für Sie zusammengestellt.

Die richtige Kodierung wählen

Die meisten Programme zur Erstellung von Dokumenten und Layouts speichern standardmäßig Inhalte in Unicode bzw. UTF-8 ab. Dennoch treten in der Praxis immer wieder Probleme mit der Darstellung von Zeichen auf, die durch eine fehlerhafte Kodierung bedingt sind. Kodierungsprobleme treten vor allem dann auf, wenn Inhalte zwischen Systemen ausgetauscht oder manuell hin- und herkopiert werden oder wenn die Kodierung in Datenbanken oder Textdateien nicht richtig eingestellt wurde. Diese Art von Layoutproblemen treten besonders häufig in Softwareprodukten und Web-Applikationen auf. Sie lassen sich einfach vermeiden, indem in Projekten die Kodierung standardmäßig auf Unicode oder UTF-8 eingestellt wird, selbst wenn zunächst nur mit einer Sprache gearbeitet wird, die in einer anderen Kodierung korrekt dargestellt wird. Die nachträgliche Umstellung von Kodierungen ist immer mit einem wesentlichen Mehraufwand verbunden.

Beispiel Kodierungsprobleme Russisch: Links Text gespeichert in UTF-8, rechts in ANSI

Textlängenänderung bedenken

Mit der Übersetzung ändern sich je nach Sprachpaar auch die Textlängen. Je nach Sprachpaar können Texte durchschnittlich um bis zu 50% länger oder kürzer laufen. Wurde bei der Erstellung von Layouts nicht an die Übersetzung und die damit verbundene Textlängenänderung gedacht, muss nach der Übersetzung das Layout manuell angepasst werden. Dabei werden z.B. Textboxen bzw. -rahmen vergrößert, Schriftgrößen, -laufweiten und -abstände verkleinert, Grafiken und Bilder reduziert oder im schlimmsten Fall Texte abgekürzt. Dies ist besonders dann problematisch, wenn der ursprüngliche Text die gesamte Seite bzw. den zur Verfügung stehenden Platz einnimmt. Gerade, wenn es um Print-Dokumente geht, bedeutet eine Längenänderung unter Umständen eine größere Seitenanzahl, d.h. höhere Kosten für Papier, Druck, Bindung, Verpackung und Transport.

Die Anpassung des Layouts nach der Übersetzung ist mit teils hohen Mehraufwänden und nicht geplanten Mehrkosten verbunden und führt in der Praxis häufig zu Produktionsverzögerungen. Statt im Nachhinein für mehrere Sprachen das Layout anzupassen, empfiehlt es sich, sich im Vorfeld Gedanken über die möglichen Auswirkungen der Textlängenänderungen in den für das Projekt relevanten Sprachen zu machen. Das Layout der Dokumente kann dann so gestaltet werden, dass die Textlängenänderungen kein Problem darstellen und nachträgliche Arbeiten vermieden bzw. auf ein Minimum reduziert werden. Dies betrifft sowohl klassische Dokumente als auch Software- und Web-Oberflächen. Bei letzteren sind der zur Verfügung stehende Platz sowie die Anpassungsmöglichkeiten oft begrenzt. Bei den zum Teil kurzen Texten kann je nach Sprachpaar die Textlängenänderung deutlich vom Durchschnitt abweichen.

Beispiel Textlängenänderung für verschiedene Sprachen ausgehend vom Deutschen

Internationalisierte Schriftarten auswählen

Bei der Auswahl der Schriftarten für Dokumente, Software- oder Web-Anwendungen sollte darauf geachtet werden, dass die Schriftarten alle sprachspezifischen Zeichen der Projektsprachen unterstützen. In der Praxis wird oft eine Schriftart ausgewählt, die nur die Ausgangssprache bzw. verwandte Sprachen darstellen kann. Erfolgt dann zum ersten Mal die Übersetzung in eine Sprache aus einer anderen Sprachfamilie, z.B. in eine slawische, arabische oder asiatische Sprache, ist oft die Überraschung groß, wenn statt der sprachspezifischen Zeichen nur Kästchen angezeigt werden. Im besten Fall besteht dann die Möglichkeit, aus der gleichen Schriftfamilie die Unterstützung für die fehlenden Sprachen nachträglich einzukaufen. Im schlimmsten Fall handelt es sich um eine unternehmensspezifische Schriftart, für die es keine weiteren sprachspezifischen Zeichen gibt. Dann bleibt oft nur die Ersetzung der Schriftart durch eine alternative Schriftart. Damit einher gehen weitere Aufwände für die Anpassung des Layouts wegen unterschiedlicher Schriftlaufweiten etc.

Beispiel Schriftartenprobleme: Links Arial Unicode MS, rechts Leelawadee

Umbrüche und Tabulatoren sinnvoll einsetzen

Bei der Gestaltung von Layouts stehen oftmals die visuelle Formatierung und die inhaltliche Strukturierung miteinander in Konflikt. Viele Grafiker konzentrieren sich bei der Erstellung von Layouts primär auf die visuelle Gestaltung. So werden harte und weiche Zeilenumbrüche zur Absatzgestaltung eingesetzt anstatt Absatzformatvorlagen. Gerade die Verwendung weicher Umbrüche zur visuellen Gestaltung ist vor dem Hintergrund der Textlängenänderung bei der Übersetzung problematisch, da sie nachträglich angepasst werden müssen. Gleiches gilt für die Verwendung harter Umbrüche, insbesondere innerhalb von zusammengehörigen Sinneinheiten, z.B. Sätzen. Auch die Verwendung von Tabulatoren zur Formatierung von Listen oder zur Erstellung von Tabellen und Inhaltsverzeichnissen ist problematisch. Die durch den Tabulator erzeugten Einrückungen können sich, ebenfalls durch die Textlängenänderung bedingt, in der Zielsprache verschieben und nachträgliche Layoutarbeiten erforderlich machen. Diese können durch konsequenten Einsatz von Tabellen und Tabellenformatvorlagen bzw. automatisch erstellten Inhaltsverzeichnissen vermieden werden.

Beispiel Problematik bei mittels Tabulatoren erstellte Tabellen oder Inhaltsverzeichnissen

Text in Abbildungen und Grafiken vermeiden

Beim Lektorat oder der Layoutprüfung nach der Übersetzung fallen immer wieder Abbildungen und Grafiken auf, in denen nicht übersetzter Text steht. Dies wird oft beim Übersetzungsdienstleister reklamiert. Der Grund dafür, dass der Text nicht übersetzt wurde, ist, dass Übersetzungsdienstleister mit Übersetzungssystemen arbeiten, die Texte in Bildern nicht erkennen. In der Praxis werden die fehlenden Texte oft händisch nachübersetzt, in die Grafiken eingebaut und im Dokument ausgetauscht. Dieses bedeutet einen nicht unerheblichen Zeitaufwand und zusätzliche Übersetzungskosten.

Werden z.B. in einer Bedienungsanleitung nicht übersetzte Texte in Abbildungen übersehen, kann dies zu Verständnisschwierigkeiten führen. Der Anwender kann ggf. gewisse Handlungsschritte nicht ausführen. Daraus können vermehrte Anfragen beim Kundendienst resultieren. Im schlimmsten Fall können derartige Kleinigkeiten das Image eines Unternehmens oder einer Marke negativ beeinträchtigen.

Idealerweise wird bei der Erstellung von Abbildungen und Grafiken gänzlich auf die Verwendung von (übersetzbaren) Texten verzichtet. Anstatt Text können in Abbildungen z.B. Zahlen oder Buchstaben als Verweise auf eine Legende im Text eingesetzt werden. So müssen die Abbildungen und Grafiken in der Übersetzung nicht angepasst werden.

Beispiel Verwendung von Zahlen statt Text zur Beschriftung von Abbildungen

Lässt sich die Verwendung von Text in Grafiken nicht vermeiden, sollte darauf geachtet werden, dass für die Übersetzung offene Dateiformate (Adobe Illustrator AI, Photoshop PSD etc.) geliefert werden, in denen Texte in separaten Ebenen gespeichert und bearbeitbar sind. 

Einsparpotenzial: groß bis sehr groß

Methode: Internationalisierungsprüfung, Style Guide für Quelldokumente, Schulung der Grafiker und Entwickler

Aufwand: mittel

Im nächsten Teil unserer Blog-Reihe zum Thema „Übersetzungskosten optimieren“ lernen Sie, wie Sie durch die Wahl des richtigen Formats für die Übersetzung Kosten sparen können.